【EC・通販事業向け】おすすめのCRMツールを比較ランキング形式で最新の情報を紹介します!

円滑に進める|CRMツール導入に最適な時期やタイミングとは?

公開日:2020/03/01  最終更新日:2020/03/23

CRMツールは顧客管理を行うためのシステムのことです。ビジネスで重要な顧客データは、会社が大きくなってくるとデータを1つの場所へ集約しないといけません。ここでは導入する最適なタイミングと時期、メリットなどについて紹介します。

CRMツールを導入する時期やタイミング

大体の企業は創業したばかりのころは、顧客管理もエクセルやスプレッドシートで行うことが多いですが、会社が大きくなっていくとCRMツールを導入するところが増えてきます。これは企業が拡大すると様々な問題が出てくるためです。

まず、顧客のデータが色々な場所へと点在してしまうためで、担当者の名刺は机の引き出しなど、メール送受信はメールボックス内で案件の進捗情報はエクセルと色々なところへデータが散らばっていると、他の社員がアクセスできない場所にあった場合集めた情報も活用できなくなります。

顧客データの入力ルールが統一してないと、溜めたデータの上手な活用も難しくなり組織の人が増えていくほど入力ルールも個人によってばらつきが出てきます。

今月の着地見込み・商談の数の推移・見込み顧客数などビジネスを進めるには把握が欠かせないことですが、CRMツールがないとこの情報把握だけで膨大な時間がかかります。このような問題があると組織の効率化が悪くなり素早い成長も阻害してしまうので、もしこのような問題を抱えているときにはCRMツールを導入するタイミングだといえます。

日本の企業は、昔からある老舗や大手の企業でもこのような問題を抱えていることは意外に多く、これらの問題を早く解決できればライバル社よりも優位になりやすいです。導入時期をいつにするか迷っているなら、組織内にある顧客データに関してトラブルが起きてないか調べてみるのがおすすめです。

CRM導入のメリットや入れた方が良いツールの特徴

CRMツールを導入するメリットは収益改善があり、導入した企業の中には15ヶ月後に営業マン一人当たりの売り上げが中央値で改善されたというデータもあって、営業組織全体でも成約率や案件単価でも上がっていました。

上手く活用すれば営業の商談・顧客・行動管理も一元化出来て、営業データを使って組織改善のPDCAサイクルが回れば営業担当者の営業生産性も上がります。散らばっていた情報が一つに集約できると会議時間や情報を検索している時間、月や週ごとの報告作成にかかる時間も短く出来て業務の効率化が出来ます。

導入で注意したいのが活用されないで放置されるのを防ぐことで、すぐに効果を発揮して売り上げ改善するツールではなく、データが蓄積されてそれを活用することで初めて効果が得られます。実際に導入した企業の多くは運用での課題を感じていて、その原因は現場の入力負担・メリットの欠如です。

法人向け業務ツールの目的は管理者側の効率化を考えて取り入れることが多くて、選定や導入するプロセスは管理者が委ねることが主です。ただ、実際にデータを入力するのは現場の人間なので、その人たちにメリットがないと結局使うことがなく運用に失敗します。

どこの現場で使うことが出来るか・担当者へのメリットが大事で具体的にはITリテラシーが高くなくても直下的に操作が出来るシンプルなUI、モバイルからの入力可能、自社で使うメールやカレンダーと情報が自動連携可能かです。

データが蓄積されないことを防ぐ

CRMを入れても中には、データが蓄積されないこともあります。顧客情報や営業プロセスを可視化したい担当者が、可視化での現場の入力負担を考えて入れないと問題が起きます。営業マンは情報を手帳・カレンダー・メモ帳などで独自に管理していて、情報入力する行為はさらに手間がかかります。

営業の可視化は案件が成約するまでたくさんのステップを営業パーソンに手動で入力してもらう必要があり、取引先の企業情報や営業の活動実施結果、次回の活動予定日・営業フェーズ進捗を記入します。

実施した結果内容を詳細に記入するには営業者の入力負担が増えて、この対策をしないとツールを使っていても入力されないでデータが蓄積されない恐れがあります。入力者の負担を減らすには、CRMの機能が重要でグループウェアとの連携が可能・モバイルアプリ・操作性が良いことがあります。

特にグループウェアの連携は、メールと連携するだけで送受信内容が自動的に蓄積されるため、送信メールコピーや記録など様々な作業を省けるようになります。カレンダーとだと登録した予定をCRMでも自動で反映するので、同じデータを二つの場所へ入力する手間がなくなり情報蓄積がされないことを防いでくれます。

モバイルアプリは出かけた場所からでも入力が出来るので、即時性も上がって内容の質も保証されやすいです。入力自体が先延ばしになることも防止出来て、時間も有効的に使えるので便利です。

 

CRMツールは活用出来れば大変便利なシステムですが、その最適な導入時期やタイミングは企業によって違ってきます。企業がある程度大きくなってきて、顧客データが増えてきて色々な場所へと散らばっていて活用できなくなったときに機能性なども把握してから取り入れるべきです。

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